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企业对个人的电子劳动合同怎么签署?
最近,在我们的后台收到很多关于“电子劳动合同怎么签?”的疑问,对于企业HR来说,签署与管理劳动合同可以说是日常工作中必不可少的环节,用电子牵起草和签署劳动合同,不仅将HR从重复枯燥的机械工作中解脱出来,更能够为企业提升人力部门人效比。然而,在电子牵平台上,电子劳动合同怎么签呢?电子牵如何帮助企业HR提升效率呢?
*Step 1 选定签约主体
在工作台右上角选定发起方的签约主体(只可以选择认证通过的签约主体),HR们在起草合同的时候一定要先确认好签约主体。
点击右侧的“发起签约”按钮,可进入发起签约的页面。发起签约分为三个步骤,分别是上传文件、设置签署方信息、指定签署位置 ->发起成功(非必须)。
*Step 2 申请印章权限(非必须)
点击“发起签约”,进入发起签约页面,按照提示即可申请相应的印章次数。
*Step 3 创建并运用模板
由于劳动合同往往具有一定的模板可循,因此在发起劳动合同的签约时,企业HR可以选择直接创建并运用模板,这样不仅方便之后的多次使用,能够有效避免重复性工作,同时可以防止合同中出现细节错误。电子牵中模板创建和使用的具体流程方法详见以下链接:
电子牵-模板管理及创建模板 (letsign.com)
电子牵-使用模版发起签约 (letsign.com)
*Step 4 设置签署信息
首先要填写文件信息,包括文件名称(100个字以内)、文件类型、签署截止时间、合同有效期(非必填)等,其中合同备注字段只有发起方可以看到,签署方无法查看。
其次,要填写签署方的信息。发起方会默认代入已经实名认证的信息,想要邀请谁签约,就可以通过添加卡片,并填写相应的联系方式。后续会发送短信至相应的签署方,引导其进行签署。其中需要注意的有以下几点:
1、一个签署流程中(一份合同),支持添加多个个人签署节点、多个企业签署节点、一个批量节点
*批量节点支持批量个人或者批量企业;
*批量是指:比如在第二个签署节点设置了批量-个人,且添加了10个人,则最终发起的是10份合同,这10份合同的区别是第二个节点的签署人不一样,其他签署节点和流程都一样
*应用场景:协议类,比如新员工入职,每个人都需要签署保密协议,hr可以进行批量发起签署流程;或学生开课,开课前教育机构统一发送课程确认协议
2、一键清空按钮:点击直接清除当前签署方填写信息。
*根据添加批量的类型不同,导入模板表头不同,校验逻辑同单独添加个人或者企业
*用户上传批量信息后,系统将先校验数据是否符合要求,会针对不符合的数据页面进行提醒;用户也可“下载全部校验结果”查看所有导入数据的校验结果,快速修改后重新上传
*仅当用户上传的数据全部校验通过时才可导入数据
*导入数据后,用户可查看,也可重新上传
3、企业的话,需要填写
*企业名称(必须是营业执照的企业名称),100个字以内,支持模糊搜索
*经办人的姓名
*经办人的手机号,11位数字
*签署条件设置,用户可以选择不限制或者签署前需阅读10s,默认为不限制
*邮箱(非必填),如果填写会给签署方除了短信通知,还会下发邮件通知
4、个人的话,需要填写
*姓名
*手机号,11位数字
*签署条件设置,用户可以选择不限制或者签署前需阅读10s,默认为不限制
*个人支持手写签名功能,用户可以选择支持或者不支持或者仅能手写签名,默认为支持
*邮箱(非必填),如果填写会给签署方除了短信通知,还会下发邮件通知
点击“保存草稿”,可随时保存第二步已填写好的信息
点击“下一步”,系统将进行如下校验:
1、所有签约人手机号不可重复,如果重复将提醒用户签署方手机号重复,无法进入下一步
2、如果手机号已经在平台进行了个人认证,则校验手机号对应的姓名与个人认证信息是否一致,如果不一致,则会提醒用户填写的姓名手机号和实名认证不一致,无法进入下一步
3、用户余额是否可以支持本次发起份数,如果不够,则会提醒用户余额不足,需要购买
提示:若需要改变签署顺序,可以将鼠标移动到左侧的拖拽区域,即可拖拽改变卡片的位置,进而改变签署顺序。
*签名类型限制:不限、系统签名、手写签名(单选)
*签署限制:允许直接签署、签署前阅读10秒(单选)
*签署方认证方式:身份证实名认证、银行卡实名认证、人脸活体认证(复选)
*签署意愿验证方式:短信意愿验证、人脸意愿验证、短信+人脸意愿验证、短信或人脸意愿验证(单选)
经办人签名设置:不限制、系统签名、手写签名,作用于双签场景,需要企业设置签名控件
*对应限制功能含义
*签名类型限制:要求个人签署方签署的时候,使用系统还是手写签名,默认不限制
*签署限制:要求签署方在签署前,是否要阅读10s后才能进行签署,默认可直接签署
*签署方认证方式:要求个人签署方在查看签署合同前,需要通过哪种认证方式才可正常查看并签署合同,默认三种任意一种认证通过即可
*签署意愿验证方式:要求签署方在签署合同时使用短信还是人脸或者短信+人脸的方式进行身份验证,默认短信
支持设置抄送方
*发起时除了设置签署方,增加设置抄送方
*抄送方不参与合同签署,但可查看合同当前签署进度
*Step 5 指定签署位置
*第一步,点击选中签署方
如果某个签署节点是批量添加,可以快速查看签署方信息
如果有多个文件,可点击右侧进行切换
*第二步,拖拽签署方的“签章”至相应位置,该签署方签署完成后,印章会展示在该位置
针对企业签署方,新增签名控件,设置后企业用户在签署时,除了选择企业签章,还要进行经办人签名
全部都设置好后,点击发起签约,系统会再次校验账户当前余额是否支持发起全部合同:如果不够,则弹框提醒用户购买套餐;如果足够,则弹窗让发起方选择签署通知的设置,文件发起成功
针对发起方,可设置是否进行短信提醒
*合同发送方式的小Tips
*单份合同发送时
1、如果发起方是第一签署节点
发起成功后,页面会弹框引导用户“继续完成签约”
用户点击“继续完成签约”,进入签署页面
发起人先签场景,暂不支持拒签或撤回
2、如果发起方不是第一签署节点
发起成功后,页面会弹框引导用户可以“继续发起签约”,并可以快速复制签署链接给签署方
*批量合同发起时
由于劳动合同往往需要企业对多个个人同时发起,电子牵支持批量发起签约,具体方法如下:
电子牵-批量发起签约 (letsign.com)
页面会弹框提醒用户数据正在处理,并自动进行5s倒计时
*如果5s内数据处理完成,则弹框内容替换为:
*如果发起人是第一签署方,则引导用户进行“批量签署”(仅能批量签署发起中成功的部分)
*点击“去批量签署”,引导用户进入批量签署页面,在签署页面可切换文件预览印章位置,在批量签署页面点击右下角“批量签署”输入短信验证码验证成功后系统执行批量签署任务。批量签署时会校验当前签署人是否有印章权限,提示您没有印章权限时需要您联系管理员授予印章权限。(发起人先签场景,暂不支持批量拒签或批量撤回,如需请在文件列表逐个文件操作)
*如果5秒内未处理完,页面会自动刷新至文件列表,且右下角会吸附一个处理进行浮层
*进程处理完之前,浮窗一直存在,用户进入其他页面时也会存在;
*进程处理完之后,用户查看过浮窗内容后,浮窗会进行消失;或者用户在进程处理完成之后切换页面,浮窗也会消失
用户可随时点击浮层查看数据发送明细
*数据全部发送成功之后,可以看到套餐使用情况和发送明细
*如果发起放后签,则页面引导按钮为“再次发起签约”
*如果发起方先签,则页面引导按钮为“批量签约”
*用点击“批量签约”按钮后,页面会弹框提醒用户数据正在处理,并自动进行5s倒计时;
*5s内如果没有处理完,则页面会自动跳转至文件列表页并在页面右侧悬浮处理进程浮窗
*进程处理完之前,浮窗一直存在,用户进入其他页面时也会存在;
*进程处理完之后,用户查看过浮窗内容后,浮窗会进行消失;或者用户在进程处理完成之后切换页面,浮窗也会消失
点击页面右侧浮层可展开批量签署完成情况,当处理完成后刷新页面或手动关闭弹窗浮层会从页面消失。
*如果用户此时没有操作“批量签署”,则后续用户在文件列表中只能单份进行签署
*如果发起人不是第一签署方,则引导用户进行“发起新的签约”,发起新的签约将进入新的发起签约页面
完成上述步骤之后,作为劳动合同的发起方,企业HR们就只需要等待员工填写并签署合同后将合同进行归档即可。
如果读完上面内容,您对于“电子劳动合同怎么签”还存在疑问的话,也可以随时访问我们的官网及微信公众号咨询我们的在线客服,我们会根据您的问题细心为您解答。
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